virtuelle Assistentin

Wie die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin funktioniert

Überlegst du dir mit einer virtuellen Assistentin zusammenzuarbeiten?
Fragst du dich wie so eine Zusammenarbeit aussehen könnte?

Im folgenden Artikel erkläre ich dir genau wie eine Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin aussehen könnte, was dabei wichtig ist und wie ihr einen gemeinsamen Work-Flow findet

Wenn du dich für eine Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin entschieden hast und somit für mehr Zeit für dich, machst du schon einen riesen Schritt in Richtung eines noch erfolgreicheren Business.
Du hast dich entschieden Aufgaben abzugeben, auch wenn es dir vielleicht schwer fällt die Kontrolle abzugeben. Du wirst dich daran gewöhnen und es sogar sehr zu schätzen wissen, das verspreche ich dir.
Eine virtuelle Assistentin hast du schon gefunden und nun geht es darum die Zusammenarbeit zu organisieren und in einen gemeinsamen Work-Flow zu finden.
Hört sich schwierig an, ist aber gar nicht so schwer, wenn man weiß was wichtig ist und welche Hilfsmittel man nutzen kann.

Ortsunabhängigkeit

Zuerst solltest du wissen, dass die meisten virtuellen Assistentinnen komplett online und ortsunabhängig arbeiten. Das heißt, sie kann nicht mal eben in deinem Büro vorbeikommen, weil sie evt. gerade auf Bali an ihrem Laptop sitzt und für dich arbeitet.
Das ist aber absolut kein Problem, da ihr alles online und bei Bedarf auch mal per Telefon oder Skypesession klären könnt.
Da die letzteren beiden Möglichkeiten aber häufig schwierig zu realisieren sind auf Grund des Zeitzonenunterschieds und weil ihr beide evt. keinen passenden Termin findet wo ihr beide Zeit habt, rate ich dir die Kommunikation so gut wie möglich auf Email, Whats App, Slack oder andere Projektmanagementtools zu beschränken. Dort bekommst du auch sicher schnell eine Antwort, da deine virtuelle Assistentin sowieso den Großteil des Tages am Laptop sitzt. Zu den passenden Kommunikationstools später mehr.

Erreichbarkeit

Erster wichtiger Punkt ist die Erreichbarkeit. Besprecht gleich am Anfang wann ihr erreichbar seid und wann nicht. Es sollten klare Zeiten abgemacht werden an die ihr euch dann auch beide haltet. Zum Beispiel Montag bis Donnerstag 9.00 Uhr – 17.00 Uhr, Freitag 9.00 – 14.00 Uhr, Samstag und Sonntag gar nicht oder nur in sehr dringenden Notfällen.
Je genauer ihr die Zeiten festlegt, umso geringer ist die Chance, dass es nachher Ärger gibt, weil sich einer von euch nicht oder nicht direkt gemeldet hat.
Auch wie schnell ihr eine Rückmeldung erwartet müsst ihr ausmachen. Muss es innerhalb einer Stunde sein oder reicht auch innerhalb 3 Stunden.

Tools

Die Anzahl der Tools für eine Zusammenarbeit ist unvorstellbar groß, was die Auswahl nicht gerade erleichtert. Zum Glück ist deine virtuelle Assistentin eine Expertin und kann dir genau sagen, welche Vorteile und Nachteile welche Tools haben. Am besten besprichst du mit ihr was dir wichtig ist und was das Tool können sollte und dann wird sie dir sicher das passende Tool empfehlen können. Solltest du schon deine Lieblingstools gefunden haben, ist das auch kein Problem. Deine Assistentin arbeitet sich auch blitzschnell in deine Tools ein, sollte sie sie noch nicht kennen.

Tools zur Kommunikation:
Slack
Fleep
Stride
Wickr Pro

Mit diesen Tools schreibt ihr euch in Chatrooms. Ihr könnt dort Dateien austauschen, Bilder schicken, Fragen stellen, Rückmeldung geben etc. Alles bleibt gespeichert und wichtige Dinge können oben im Chat gepinnt werden. Es können verschiedene Channels für unterschiedliche Projekte und Teams erstellt werden, jeweils mit den gewünschten Zugriffsberechtigungen.

Tools für Projektmanagement:
Active Collab
Asana
Trello

In Projektmanagementtools können Aufgaben in den jeweiligen Projekten der richtigen Person zugeteilt werden. Durch Filter und Labels ist eine übersichtliche Organisation möglich. Fälligkeitsdaten können zugewiesen, Dateianhänge hochgeladen werden und du kannst jederzeit sehen wer wie weit mit seinen Aufgaben ist.

Timetracking

Deine virtuelle Assistentin wird von sich aus ihre gearbeitete Zeit tracken mit einem Timetracking-Tool. Gern genutzt wird dafür Toggl oder Clockify. Wenn du es verlangst, schickt sie dir gerne einen Report in dem du genau erkennen kannst wann und wie lange sie an deinem Auftrag gearbeitet hat. Natürlich beruht eure Zusammenarbeit auf Vertrauen. Vertraust du ihr nicht, suchst du dir besser eine Andere.

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Zeitmanagement/Deadlines

Deine virtuelle Assistentin ist ein Profi wenn es um richtiges Zeitmanagement geht. Sie arbeitet meist mit mehreren Kunden gleichzeitig zusammen und hat somit viele verschiedene Deadlines, die sie einhalten muss. Das schlimmste für sie ist jedoch, wenn du ihr keine genauen Zeitangaben gibst oder plötzlich ankommst und dein Auftrag doch innerhalb von 3 anstatt innerhalb von 7 Tagen erledigt sein muss. Natürlich bleibt deine VA auch in Stresssituationen cool und liefert dir mit Sicherheit pünktlich deine gewünschten Ergebnisse. Sie wird sich aber sicher nicht freuen und bekommt deshalb vielleicht sogar noch größeren Druck bei anderen Aufträgen. Ich rate dir, möglichst gut zu planen und alles rechtzeitig anzukündigen, um unnötigen Stress zu vermeiden. Überlege dir sinnvolle und realistische Deadlines. Kommuniziere diese rechtzeitig und hol dir Feedback ein, ob die Aufgabe auch in deiner geplanten Zeit machbar ist. Wenn nicht, findet ihr sicher gemeinsam eine Lösung.

Abrechnung

Es gibt mehrere Möglichkeiten der Abrechnung eurer Zusammenarbeit. Die meisten VA’s bieten entweder eine Abrechnung nach Stunden, eine Monatspauschale oder Paketpreise an. Bei der Abrechnung nach Stunden vereinbart ihr einen fixen Stundenpreis und du bekommst am Ende des Monats eine Rechnung mit den Stunden des vergangenen Monats.
Bei einem Stundenpaket zum Beispiel einem 20-Stundenpaket, zahlst du den kompletten Preis im Voraus und kannst dann die Stunden nach Bedarf aufbrauchen. Dies hat den Vorteil, dass du dadurch meistens einen Rabatt von ein paar Prozent bekommst.
Bei einer Monatspauschale solltest du ungefährt wissen wie viele Arbeitsstunden pro Monat anfallen. Deine virtuelle Assistentin wird dir daraufhin eine passenden Pauschale anbieten.

Erwartungen/Ansprüche

Jeder hat unterschiedliche Ansprüche und unterschiedliche Auffassungen von Qualität.
Versucht das gleich am Anfang so gut wie möglich klären und eine gemeinsame Basis zu schaffen. Besprecht jede Kleinigkeit wie zum Beispiel auch die Formatierung eurer Dokumente. Je weniger Dinge du offen lässt, desto weniger gibt es nachher zu bemängeln bzw. zu verbessern und nachzuarbeiten. Und deine VA muss dich nicht wegen jeder Kleinigkeit fragen und so ihre Arbeit unterbrechen.

Feedback

Hol dir Feedback ein und gebe deiner virtuellen Assistentin auch Feedback. Nur so könnt ihr eure Zusammenarbeit immer weiter verbessern und Missverständnisse und Ärger vorbeugen. Sei offen für Vorschläge und Kritik, ebenso wird deine VA es sein. Vertraue ihr, wenn sie dir einen Verbesserungsvorschlag macht, denn sie ist Expertin auf ihrem Gebiet.
Beherzigt ihr das, werdet ihre erfolgreich und vor allem langfristig zusammenarbeiten, einen gemeinsamen Work-Flow finden und ihr werdet beide von eurer Zusammenarbeit profitieren.

Am besten klärt ihr diese ganzen Punkte bei einem Telefongespräch oder Skypecall bevor ihr euch zu einer Zusammenarbeit entschließt. Ihr solltet euch wenigstens einmal etwas persönlicher Kennenlernen um zu schauen ob ihr euch vorstellen könnt langfristig zusammenzuarbeiten. Wenn alles passt, dann steht einer erfolgreichen Zusammenarbeit nichts mehr im Wege und du wirst schnell merken wie viel Zeit zu plötzlich hast, weil deine persönliche virtuelle Assistentin dir zuverlässig und regelmäßig Aufgaben abnimmt.

Probiere es aus! Du wirst merken wie viel Stress es dir nimmt und dass du plötzlich mehr Zeit für dein Kerngeschäft und für Projekte hast, die du schon lange anpacken wolltest. Outsouring ist die Zukunft!

Solltest du jetzt noch Fragen haben oder du willst am liebsten sofort mit einer virtuellen Assistentin zusammenarbeiten, dann melde dich gerne bei mir!

Du erreichst mich unter info@ninafischer-va.de oder www.ninafischer-va.de

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